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Empresas que exigem dados específicos e assinaturas em documentos optam por ter um acessório importante para ajudá-los: os carimbos automáticos. Eles são imprescindíveis para as rotinas administrativas de qualquer escritório.

Além de fazerem a diferença com relação à produtividade e agilidade, eles ainda garantem a confiabilidade de qualquer documento emitido pela sua empresa, visto que para autenticá-lo, é preciso constar ao menos uma carimbada.

Profissionais que atuam na área contábil ou administrativa possuem rotinas diárias que exigem sua atenção, como assinatura de papéis e validação de informações, entrega e recebimento de arquivos, protocolos em órgãos públicos, dentre outras funções.

Imagine o quanto de tempo um carimbo automático pode economizar para esse profissional?

Ao invés de escrever todos os dados manualmente em centenas de papéis, ele precisará apenas dar uma carimbada no campo dedicado a isso.

Os carimbos automáticos são imprescindíveis para as rotinas administrativas porque além de economia de tempo, ele também reduz a chance de ocorrer possíveis erros de escrita e validação.

 

Fuja dos processos repetitivos

Profissionais do setor administrativo vivem em constante burocracia, seja com a prefeitura, com um banco ou com outras empresas.

Com isso, eles praticamente vivem no automático, fazendo sempre as mesmas coisas todos os dias, algo repetitivo e cansativo.

Dezenas de documentos passam por suas revisões e é quase inevitável manter uma rotina extremamente automática. Ainda mais quando é preciso checar todas as validações de seus colaboradores.

Mas, se você optar pelo acessório correto, minimizará tempo sem a necessidade de passar por esse desgaste desnecessário.

Para evitar ou reduzir isso o carimbo automático é uma ótima opção para a sua empresa, pois ajudam e muito nas tarefas diárias, o que os tornam imprescindíveis para as rotinas administrativas.

Vamos dar um exemplo bem simples sobre a importância do uso dos carimbos automáticos em qualquer empresa.

Você provavelmente lida com banco e sabe que os dados bancários e autorizações devem ser atualizadas constantemente.

Sempre que isso é solicitado, seja por você, seja pelo gerente, é preciso emitir um documento em papel timbrado, assinado e carimbado pela pessoa responsável e, dependendo do caso, precisa ter inclusive o reconhecimento de firma da assinatura.

Chegando lá na sua agência bancária, o seu gerente recolhe o documento (geralmente em duas vias) e valida uma para te devolver.

Como é feita essa validação? Por meio de um carimbo automático datador.

Agora amplie esse cenário. Uma agência bancária tem milhares de clientes, que passam por ela todos os dias.

E se parte desses clientes fossem até essa agência e solicitassem o mesmo procedimento e ele fosse feito manualmente?

Seria necessário preencher todas as informações importantes da empresa e do banco manualmente, além de coletar as assinaturas dos responsáveis em vários documentos seguidos.

Será que as filas nesses estabelecimentos não seriam maiores? Provavelmente sim!

 

Quais informações são importantes para um carimbo automático para rotinas administrativas?

Isso vai depender da necessidade de cada empresa. Como os carimbos automáticos são versáteis, você poderá inserir dados básicos que podem ser utilizados para qualquer departamento, como:

  • Logotipo;
  • CNPJ;
  • Nome da empresa;
  • Endereço completo;
  • Nome do setor responsável;
  • Data de entrada / saída;
  • Data de validade;
  • Códigos diversos;
  • Carimbo para validação de pagamento (PAGO);
  • Carimbo para urgência;
  • Informação sobre o andamento de processo (ARQUIVADO, DEVOLVIDO), etc.

Dessa forma, você não precisará mais se preocupar com divergências ou falta de legibilidade de informações.

 

Quais são as funcionalidades dos carimbos automáticos?

Os carimbos automáticos para rotinas administrativas podem ser aplicados em documentos diversos e comuns para um escritório.

Como ele pode ser fabricado em qualquer tamanho e formato, sua usabilidade é ampliada. Por exemplo:

  • Contratos;
  • Nota fiscal;
  • Relatórios;
  • Autorizações;
  • Cartas e mala-direta;
  • Envelopes;
  • Protocolos;
  • Processos;
  • Recibos, etc.

Os carimbos automáticos são itens imprescindíveis para as rotinas administrativas independentemente da mensagem que transmitem.

Além disso, eles também são extremamente importantes para a contribuição do posicionamento de qualquer empresa, pois eles passam credibilidade, reconhecimento e segurança para os seus clientes.

 

A ferramenta adequada para qualquer empresa

Independentemente da sua área de atuação, seja administrativa, contábil, jurídica, etc, estar munido com as ferramentas adequadas é muito importante para o sucesso da sua empresa.

Por maiores ou menores que sejam, elas contribuem para o bom andamento das suas atividades e são imprescindíveis para as rotinas administrativas.

E o carimbo automático não pode ficar fora desse enquadramento. Saber que é possível terminar o dia de trabalho com a consciência tranquila de que os documentos que passaram pelas suas mãos foram devidamente validados não tem preço.

Se você quer melhorar o andamento dos processos da sua empresa, usando os carimbos automáticos para rotinas administrativas, entre em contato conosco e solicite um orçamento.

Temos certeza que eles ajudarão a melhorar o desempenho dos seus colaboradores e das suas atividades. Além disso, você notará que a produtividade também aumentará.

Preencha o formulário ao lado que em breve entraremos em contato.

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